1. Einführung
Diese Datenschutzrichtlinie gilt für Nutzerinnen und Nutzer von FreiberufBilanz – einem spezialisierten Online-Dienst für Buchhaltung, Einnahmen-Ausgaben-Erfassung und steuernahe Berichterstattung für Freiberufler, Selbstständige und Einzelunternehmer mit Tätigkeitsschwerpunkt in der Schweiz. Ziel dieser Richtlinie ist es, offenzulegen, wie personenbezogene und finanzrelevante Daten innerhalb unseres Systems verarbeitet, gespeichert und geschützt werden. Die Vorgaben des kanadischen Datenschutzgesetzes (PIPEDA) sowie die Erwartungen an den Schweizer Datenschutzmarkt werden vollumfänglich berücksichtigt.
2. Datenschutzrichtlinie
FreiberufBilanz verarbeitet ausschließlich solche Daten, die zur Durchführung der Dienstleistungen notwendig sind. Die Datenerhebung erfolgt direkt über die Plattform, über Importfunktionen (z. B. Bankbelege, Rechnungen) oder durch manuelle Eingaben der Nutzer.
Erhobene Datenkategorien:
Persönliche Informationen (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Wohnsitz)
Berufliche Angaben (Branche, Leistungsart, Rechnungsadressen)
Finanzdaten (Einnahmen, Ausgaben, Belege, Transaktionshistorie)
Steuerrelevante Informationen (MWST-Nummer, Periodenkennzahlen, Abschreibungen)
Technische Protokolle (Zugriffszeitpunkte, verwendetes Gerät, IP-Adresse)
Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zur Unterstützung bei der Buchführung, zur automatisierten Erstellung von Finanzübersichten, zur Vorbereitung steuerlicher Unterlagen sowie zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten. Alle Daten werden verschlüsselt auf Servern mit Standort in Kanada oder der Schweiz gespeichert und unterliegen strengen internen Zugriffsbeschränkungen.
3. GDPR – Rechte der betroffenen Personen
Auch wenn FreiberufBilanz primär in der Schweiz tätig ist, beachten wir die Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) für Nutzerinnen und Nutzer mit Wohnsitz in der Europäischen Union.
Folgende Rechte werden garantiert:
Recht auf Auskunft: Sie haben jederzeit das Recht zu erfahren, welche Daten wir über Sie gespeichert haben.
Recht auf Berichtigung: Falsche oder veraltete Daten können auf Ihren Wunsch hin korrigiert werden.
Recht auf Löschung: Sie können die vollständige Löschung Ihrer Daten beantragen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Bei laufenden Prüfverfahren kann die Verarbeitung zeitweise ausgesetzt werden.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Ihre Daten können in strukturierter Form exportiert und an Dritte übermittelt werden.
Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung aus berechtigtem Interesse jederzeit widersprechen.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung:
Ihre ausdrückliche Einwilligung bei der Kontoerstellung oder Dateneinreichung
Vertragliche Erfordernisse im Rahmen des gebuchten Dienstleistungspakets
Gesetzliche Verpflichtungen im Rahmen der Steuerdokumentation und Archivierung
Wahrung legitimer Interessen, z. B. zur Systemstabilität, Betrugsverhinderung und Datensicherung
4. Cookie-Richtlinie
Die Plattform FreiberufBilanz verwendet Cookies, um das Nutzererlebnis zu verbessern, die Funktionalität zu gewährleisten und sicherheitsrelevante Abläufe zu ermöglichen.
4.1. Typen verwendeter Cookies
Notwendige Cookies: Stellen grundlegende Funktionen wie Login, Sessionverwaltung und Dokumentenzugriff sicher.
Funktionale Cookies: Speichern Spracheinstellungen, bevorzugte Berichtsdarstellungen und Filter.
Sicherheitscookies: Dienen der automatischen Erkennung unbefugter Zugriffsversuche oder wiederholter Fehlanmeldungen.
Statistik-Cookies: Helfen uns zu verstehen, wie Nutzer mit der Plattform interagieren (anonymisiert und nicht rückverfolgbar).
4.2. Wie Sie Cookies deaktivieren
Cookies können über die Einstellungen Ihres Browsers deaktiviert oder individuell blockiert werden. Dies kann allerdings zu Funktionseinschränkungen führen, insbesondere bei interaktiven Elementen wie Beleg-Upload, Live-Synchronisierung oder dynamischen Dashboards. Eine Cookie-Verwaltungsleiste steht Ihnen zusätzlich beim ersten Besuch der Seite zur Verfügung.
5. Weitergabe an Dritte
FreiberufBilanz gibt Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist zur Vertragserfüllung, aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder auf Ihren ausdrücklichen Wunsch erforderlich. Mögliche Fälle der Datenweitergabe:
An spezialisierte Hosting- und IT-Dienstleister mit Rechenzentren in der Schweiz oder Kanada
An Treuhänder, Steuerberater oder Buchhaltungssoftware, wenn Sie eine solche Verbindung aktiv initiieren
An zuständige Behörden bei Vorliegen gesetzlicher Auskunftspflichten (z. B. Steuerbehörden, Gerichte)
An externe Support-Dienstleister, wenn dies für die technische Wiederherstellung oder Systempflege zwingend notwendig ist
Alle Dritten sind vertraglich zur Wahrung des Datenschutzes verpflichtet.
6. Mechanismen zur Datensicherheit
Die Sicherheit Ihrer Daten hat bei FreiberufBilanz oberste Priorität. Unsere Schutzmaßnahmen beinhalten:
Verschlüsselung sämtlicher Datenübertragungen über TLS 1.3
Serverseitige Verschlüsselung gespeicherter Daten mit AES-256
Zugriffskontrolle nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe
Tägliche Backups mit geografisch verteilter Redundanz
Mehrstufige Authentifizierungsmechanismen für Admin- und Nutzerzugänge
Automatische Sitzungszeitbegrenzung bei Inaktivität
Zusätzlich führen wir regelmäßig unabhängige Sicherheitsaudits und Penetrationstests durch.
7. Datum des Inkrafttretens
Diese Datenschutzrichtlinie tritt am 16. Juli 2025 in Kraft. Künftige Änderungen oder Erweiterungen dieser Richtlinie werden rechtzeitig auf www.freiberufbilanz.ch/datenschutz veröffentlicht und gelten ab dem in der Bekanntmachung genannten Datum. Wesentliche Änderungen werden zusätzlich per E-Mail an registrierte Nutzer kommuniziert.